Business Intelligence

Decision Support System

“Business Intelligence” 

Disususn oleh:

RINA INDRIYANI

41183403100021

FAKULTAS EKONOMI

AKUNTANSI-S1

UNIVERSITAS ISLAM “45”

BEKASI

2013

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb

Puji syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa. Dengan segala rahmat, petunjuk, dan karunianya, akhirnya pembuatan makalah ini dapat penulis selesaikan.

Fungsi utama makalah ini adalah sebagai salah satu bahan penunjang dalam proses pembelajaran terutama dalam mata kuliah Decision Support System. Topik yang penulis bahas dalam makalah ini adalah “Business Intelligence”.

Penulis menyadari bahwa dalam isi dan sistematika pembuatan makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk menyempurnakan makalah ini.

Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi penulis khususnya dan pembaca umumnya.

Wassalamualaikum Wr.Wb

                                                                                         

Bekasi, 7 Desember 2013

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1             Latar Belakang

Persaingan bisnis yang mengetat menjadikan perusahaan yang terlambat berbenah diri terlibas pesaingnya. Sebaliknya, perusahaan yang mampu menyuguhkan produk dan layanan sesuai keinginan pelanggan yang terus berubah, dialah yang akan merajai persaingan. Secara ringkas Businnes Intelligence dapat diartikan sebagai pengetahuan yang didapat dari hasil analisis data yang diperoleh dari kegiatan (usaha) suatu organisasi. Business intelligence dapat membantu suatu perusahaan mendapatkan pengetahuan yang jelas mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja perusahaan sehingga dapat membantu perusahaan tersebut dalam pengambilan keputusan serta sekaligus meningkatkan keunggulannya (competitive advantage). Keberadaan Businnes Intelligence dalam suatu perusahaan haruslah diawali dari pelaku bisnis itu sendiri karena merekalah yang lebih mengetahui informasi dan analisa apa-apa saja yang dibutuhkan dalam rangka meningkatkan kinerja bisnis dan mereka jugalah yang membutuhkan Businnes Intelligence. Disinilah nilai Businnes Intelligence bisa menjadi besar dan berguna bagi perusahaan.

  

1.              Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian Business Intelligence?

2.      Bagaimana sejarah Business Intelligence?

3.      Apa kegunaan dari Business Intelligence?

4.      Apa yang dimaksud Online Customer?

5.      Apa yang di maksud Office Depot?
6. Bagaimana contoh aplikasi System Business Intelligence (BI) ?

1.3      Tujuan Masalah

1.      Untuk Mengetahui pengertian Business Intelligence.

2.      Untuk mengetahui bagaimana sejarah Business Intelligence.

3.      Untuk mengetahui kegunaan dari Business Intelligence.

4.      Untuk Mengetahui pengertian Online Customer.

5.      Untuk Mengetahui pengertian Office Depot.
6. Untuk mengetahui bagaimana contoh aplikasi System Business Intelligence (BI).

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Business Intelligence

Menurut Nadia Branon, Business Intelligence merupakan kategori yang umum digunakan untuk aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan menyediakan akses pada data agar dapat membantu pengguna dari kalangan perusahaan agar dapat mengambil keputusan dengan lebih baik dan tepat.

Secara ringkas Business Intelligence dapat diartikan sebagai pengetahuan yang didapat dari hasil analisis data yang diperoleh dari kegiatan (usaha) suatu organisasi. Business Intelligence biasanya dikaitkan dengan upaya untuk memaksimalkan kinerja suatu organisasi. Business intelligent system merupakan istilah yang umumnya digunakan untuk jenis aplikasi maupun teknologi yang digunakan untuk membantu kegiatan businnes intelligence, seperti mengumpulkan data, menyediakan akses serta menagnalisis data dan informasi mengenai kinerja perusahaan.

2.2 Sejarah Business Intelligence

Istilah Business Intelligence (BI) pertama kali didengungkan pada tahun 1958 oleh seorang peneliti dari IBM yang bernama Hans Peter Luhn. Beliau mendefinisikan istilah intelligence sebagai “Kemampuan dalam mengerti dan memahami suatu hubungan timbal balik antara fakta-fakta yang disajikan sedemikian rupa menjadi suatu landasan dalam bertindak untuk mencapai tujuan yang dikehendaki”. Business Intelligence seperti yang kita ketahui pada saat ini bisa dikatakan sebagai hasil evolusi dari Decision Support System (DSS) yang dimulai sekitar tahun 1960 dan berkembang sampai tahun 1980an. Sekitar tahun 1980an mulai dari DSS, EIS (Executive Information System), data warehouse, OLAP dan Business Intelligence mulai menjadi perhatian dan menjadi suatu kesatuan system. Pada tahun 1989 dalam sebuah artikel terbitan Gartner, Howard Dresner menggunakan istilah Business Intelligence (BI) . Dia menggambarkan istilah tersebut sebagai seperangkat konsep dan metode yang berguna untuk meningkatkan kemampuan pembuatan keputusan dengan bantuan sistem yang berbasiskan fakta atau realita yang terjadi

2.3 Kegunaan Business Intelligence

Perusahaan menggunakan Business Intelligence untuk memahami, meningkatkan kinerja, penganggaran biaya yang lebih efisien dan mengidentifikasi peluang bisnis baru.

Beberapa hal kegunaan Business Intelligence, antara lain:

·         Analisa dalam perilaku konsumen, pola pembelian dan trend penjualan

·         Mengukur, melacak dan memprediksi penjualan dan kinerja keuangan

·         Penganggaran, perencanaan keuangan dan peramalan

·         Mengetahui kinerja kegiatan pemasaran

·         Optimalisasi proses dan kinerja operasional

·         Meningkatkan efektifitaspengiriman dan pasokan

·         Analisa CRM (Customer Relationship Management)

·         Analisa Resiko

·         Analisa nilai strategis

·         Analisa social media

Jika pada lembaga bisnis (profit organization) Business Intelligence dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja melalui pemilihan strategi bisnis yang tepat, maka pada lembaga pemerintahan (non-profit organization) business intelligence dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan melalui peningkatan efisiensi pelaksanaan kerja sehingga pada akhirnya akan tercipta perbaikan layanan pada masyarakat serta pengelolaan anggaran yang tepat. Business Intelligence juga dapat membantu suatu perusahaan dalam menganalisis perubahan trend yang terjadi sehingga akan membantu perusahaan menentukan strategi yang diperlukan dalam mengantisipasi perubahan trend tersebut.

2.4 Online Customer

Setiap perusahaan berusaha untuk dapat melayani dan memenuhi kebutuhan para konsumen-konsumennya dengan semaksimal mungkin. Perusahaan bersikap demikian agar tetap dapat mempertahankan bisnisnya yang tidak pasti keadaannya pada tiap harinya karena pengaruh kompetisi yang besar di lingkungannya. Perusahaan era sekarang telah beralih dari cara marketing tradisional ke arah fokus pada pelanggan. Jadi tidak hanya berkutat pada 4P: Price, Product, Place, dan Promotion.  Menurut Dr. Philip Kotler, fokus pada pelanggan ialah strategi bisnis baru yang dapat memenangkan pasar nantinya. Apalagi jika perusahaan telah mengintegrasikan metode get, keep, and grow dengan teknologi yang dapat mendukungnya.Berikut ini ada beberapa teknologi yang dapat membantu mengatur interakasi perusahaan dengan pelanggannya agar lebih mudah yaitu:

2.4.1 Enterprise Resource Planning (ERP)

Perencanaan sumber daya perusahaan atau Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.

2.4.2 Supply Chain Management (SCM)   

Supply Chain Management adalah suatu konsep yang menyangkut pola pendistribusian produk yang mampu menggantikan pola-pola pendistribusian produk secarat tradisional. Pola baru ini menyangkut aktivitas pendistribusian, jadwal produksi, dan logistik. Supply Chain Management menekankan pada pola terpadu menyangkut proses aliran produk dari supplier, manufaktur, retailer hingga pada konsumen akhir. Dalam konsep Supply Chain Management ingin diperlihatkan bahwa rangkaian aktivitas antara supplier hingga konsumen akhir adalah dalam satu kesatuan tanpa sepakat yang besar. Mekanisme informasi antara berbagai komponen  tersebut  berlangsung  secara transparan.

2.4.3 Sales Force Automation (SFA)

Sales Force Automation adalah sistem informasi yang digunakan oleh bagian Sales atau Sales Management untuk membantu melakukan otomatisasi fungsi-fungsi sales force management. Kombinasi antara modul Sales Force Automation (SFA) dengan modul Marketing Automation (MA) inilah yang biasanya membentuk sebuah aplikasi CRM (Customer Relationship Management). Sales Force Automation berfungsi dalam mengelola kinerja sales force perusahaan, mulai dari mengelola leads yang didapatkan, memanage potensial penjualan, mengatur aktifitas penjualan, mengotomatisasi sales quotation, dan seterusnya.

2.4.4 Data Warehouse

Data warehouse adalah kumpulan macam-macam data yang subject oriented, integrated, time variant, dan nonvolatile  dalam mendukung proses pembuatan keputusan.

Tujuan utama dari pembuatan data warehouse adalah untuk menyatukan data yang beragam ke dalam sebuah tempat penyimpanandimana pengguna dengan mudah menjalankan query (pencarian data), menghasilkan laporan, dan melakukan analisis. Adapun karakteristik Data warehouse adalah sebagai berikut:

Ø    Subject Orientied

Data warehouse diorganisasikan pada subjek-subjek utama, seperti pelanggan, barang/produk, dan penjualan. Berfokus pada model dan analisis pada data untuk membuat keputusan, jadi bukan pada setiap proses transaksi atau bukan pada OLTP. Menghindari data yang tidak berguna dalam mengambil suatu keputusan.

Ø    Integrated 

Dibangun dengan menggabungkan/menyatukan data yang berbeda. relational database, flat file, dan on-line transaction record. Menjamin konsistensi dalam penamaan, struktur pengkodean, dan struktur atribut diantara data satu sama lain.

Ø    Time Variant

Data disimpan untuk menyediakan informasi dari perspektif historical, data yang tahun-tahun lalu per 4-5 thn. Waktu adalah elemen kunci dari suatu data warehouse/pada saat pengcapture-an.

Ø     NonVolatile

Setiap kali proses perubahan, data akan di tampung dalam tiap-tiap waktu. Jadi tidak di perbaharui terus menerus. Data warehouse tidak memerlukan pemrosesan transaksi dan recovery. Hanya ada dua operasi initial loading of data dan access of data.

Data warehouse bukan hanya tempat penyimpanan data, Data warehouse adalah Business Intelligence tools, tools to extract, merubah (transform) dan menerima data (load) ke penyimpanan (repository) serta mengelola dan menerima metadata.

Sedangkan fungsi utama dari data warehouse meliputi :

Ø  Pengambilan dan pengumpulan data(termasuk dari luar organisasi yang dibutukan)

Ø  Mempersiapkan data(transforming), seperti membersihkan dan mengintegrasikan data

Ø  Penyimpanan data (loading)

Ø  Penyediaan data untuk analisis (query & reporting)

Banyak aplikasi Business Intelligence menggunakan data yang berasal dari data warehouse ataupun data mart, namun sebenarnya tidak semua data warehouse digunakan untuk Business Intelligence dan begitu juga sebaliknya, tidak semua aplikasi Business Intelligence membutuhkan data warehouse. Hal ini  terjadi karena adanya kebutuhan-kebutuhan yang berbeda dan lebih spesifik. Ada beberapa project saya yang menggabungkan antara data warehouse, data transaksi bahkan ada juga dengan social media.

2.5 Office Depot

Teknologi hanyalah sebagai pendukung untuk realisasi sebuah konsep Customer Relationship Management, bukan sebuah bentuk CRM (Customer Relationship Management). Hal ini didukung oleh pernyataan Don Peppers dan Martha Rogers yang mencontohkan bahwa Business Intelligence yang merupakan bagian dari teknologi bukanlah sebuah contoh dari CRM (Customer Relationship Management) melainkan hanyalah pendukung atau penunjang dari konsep CRM (Customer Relationship Management) pada sebuah perusahaan atau organisasi. Jadi dapat dikatakan bahwa teknologi seperti Business Intelligence jika diintegrasikan dengan konsep CRM (Customer Relationship Management) yang ada dapat melahirkan sebuah strategi bisnis yang jitu bagi perusahaan atau organisasi untuk memenangkan pasar dan mencapai keuntungan yang diinginkan.

Loyalitas pelanggan sangat diperlukan bagi perusahaan atau organisasi untuk tetap dapat hidup. Dengan adanya loyalitas pelanggan maka dapat meningkatkan pendapatan perusahaan ke depannya. keuntungan dari mempertahankan loyalitas ialah hanya membutuhkan biaya yang lebih sedikit dalam mempertahankan pelanggan yang lama daripada mendapatkan yang baru, pelanggan dapat mengeluarkan uang yang banyak untuk perusahaan kita jadi dapat meningkatkan share of wallet, pelanggan yang loyal biasanya menyebarkan informasi-informasi yang baik dan positif tentang kita, mereka membutuhkan servis yang lebih sedikit dalam penangananya, mereka lebih bisa memaafkan jika terjadi kesalahan, dan mereka membuat program marketing perusahaan kita lebih efisien. Untuk dapat mempertahankan loyalitas pelanggan dengan baik dan memperoleh keuntungan yang besar  maka diperlukan sebuah konsep CRM (Customer Relationship Management) pada perusahaan atau organisasi. Karena menurut Dr. Robert Shaw dengan CRM (Customer Relationship Management) dapat mencapai keseimbangan optimal antara investasi perusahaan dan pemuasan kebutuhan pelanggan agar menghasilkan keuntungan yang maksimal. Teknologi nantinya dapat menyediakan dukungan untuk memperoleh pengetahuan tentang customer dan ukuran dari keefektifan CRM (Customer Relationship Management). Selain itu seperti yang penah diutarakan oleh Stewart Deck, CRM (Customer Relationship Management) dapat membantu bisnis dalam penggunaan teknologi dan sumberdaya manusia agar memperoleh pengertian yang dalam tentang nilai dan perilaku pelanggan mereka. Jika tujuannya tercapai maka perusahaan dapat meningkatkan pendapatan.

Contoh Sistem Business Intelligence (BI) dan CRM (Customer Relationship Management) dalam penggalian informasi dari database dapat membantu memprediksikan pola belanja seorang pelangan dan perilaku pelanggan tersebut. Menurut Business Intelligence (BI)  dengan tool data miningnya dapat membantu perusahaan untuk memperlakukan mereka secara berbeda atau spesial. Dalam meningkatkan CRM (Customer Relationship Management) yang baik maka perusahaan harus dapat memperlakukan mereka secara berbeda untuk tiap individunya karena tiap-tiap individu itu unik. Menurut Terobosan Business Intelligence (BI) dalam teknologi ini telah menciptakan cara baru untuk memanfaatkan hubungan dengan pelanggan seluas mungkin. Untuk meningkatkan dan memanfaatkan hubungan dengan pelanggan, tools dari Business Intelligence (BI)  digunakan untuk membantu sistem CRM (Customer Relationship Management) fokus kepada pengambilan keputusan, penelitian pasar, target marketing, layanan konsumen, dan kolaborasi konsumen dalam produk dan layanan. Mereka ingin pelanggan mereka memiliki experience yang lebih ketika melakukan kontak dengan mereka dan dapat mengingat pelanggan saat pelanggan tersebut kembali. Jadi pelanggan merasa mempunyai nilai tersendiri bagi perusahaan tersebut. Hal tersebut dapat dilakukan dengan melalui strategic, operational, dan analytic CRM (Customer Relationship Management). Untuk mencapai hal tersebut maka diperlukan bantuan teknologi dan business intelligence dipilih untuk hal ini karena mampu melakukan ke tiga hal tersebut.

OLAP pada Business Intelligence (BI) dapat membantu pengimplementasian konsep CRM (Customer Relationship Management) pada perusahaan. OLAP merupakan alat yang mendukung analisis secara multidimensional, memperbolehkan pengguna untuk melihat data dalam data warehouse dengan dimensi yang berbeda yang dimana query pada database biasa tidak dapat melakukannya secepat OLAP ini. Kemudian data mining ialah teknologi yang membolehkan pencarian untuk pola perilaku pelanggan yang berarti. Dengan Business Intelligence (BI)  dapat dilakukan dengan cara data mining dimana menggali informasi penting tentang perilaku atau pola dari pelanggan tersebut setiap melakukan kontak dengan perusahaan. Jadi kita dapat memperlakukan mereka sesuai dengan keinginan agar mereka puas. Selain itu dengan data mining kita dapat melakukan market basket analysis sehingga kita mengetahui apa saja yang telah dibeli oleh para pelanggan dan kita dapat memprediksikan untuk persediaan selanjutnya agar tidak mengalamikekurangan. Dengan adanya data mining kita juga dapat melakukan clustering dan segmentasi pelanggan, kita dapat menggolongkan mana yang MVC (most valuable customer), MGC (most growable customer), migrator, hingga yang below zero. Sehingga nanti diharapkan perusahaan tidak salah dalam melakukan suatu penawaran produk atau jasa pada suatu kelompok pelanggan. Tidak mungkin perusahaan menawarkan barang mewah kepada pelanggan yang below zero. Ini juga dapat membantu perusahaan dalam menentukan tempat untuk mempromosikan produk atau jasa mereka nantinya.

Selain itu dengan dashboard yang juga mengusung Business Intelligence (BI)  sebagai dasarnya, perusahaan dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dengan cara melakukan monitoring dan controlling indikator-indikator penting yang berpengaruh pada kesuksesan dalam mempertahankan pelanggan. Dashboard ini nantinya dapat berguna untuk membantu pengambilan keputusan bagi perusahaan untuk langkah selanjutnya dalam mempertahankan loyalitas pelanggannya. Kebutuhan ini dalam tiap masa akan selalu berubah mengikuti perkembangan bisnis itu sendiri.

2.6  Manfaat Business Intelligence

1.      Menampilkan pola penjualan sehingga mempermudah eksekutif  menggali informasi lebih dalam yang dapat digunakan dalam yang dapat digunakan untuk keperluan analisis prediktif.

2.      Merancang suatu aplikasi businnes intelligence yang terintegrasi dan dapat digunakan oleh kalangan eksekutif perusahaan pada setiap cabang.

3.      Membantu pengolahan informasi pada suatu perusahaan sehingga prosesnya menjadi lebih akurat, efisien, dan hemat waktu.

4.      Memperoleh berbagai informasi mengenai laporan-laporan seperti subscriber, recharge, dan revenue.

5.      Mempermudah para eksekutif dalam suatu perusahaan dalam mengakses berbagai macam laporan subscriber, recharge, dan revenue.

6.      Merancang suatu aplikasi business intelligence yang memberikan laporan secara cepat bagi kalangan eksekutif sehingga mereka dapat dengan segera mengambil keputusan.
2.7 Contoh Aplikasi System Business Intelligence (BI) di dalam Organisasi Kepolisian

              Dalam pembangunan system Business Intelligence (BI) di dalam organisasi Kepolisian bisa diterapkan dalam pengolahan data di bidang Humas ( hubungan masyarakat ) Polri di tingkat Polda hingga ke tingkat Mabes.BI digunakan dalam Penggunaan data di Humas tingkat Polda. Tugas dan peranan Humas sangat penting dalam memberikan informasi kepada pimpinan selain itu juga bisa dengan cepat untuk menjawab apa yang menjadi kebutuhan dalam organisasi maupun kepada pelayanan masyarakat  serta keterbukaan informasi kepada publik. Oleh karena itu diperlukan system yang disebut dengan BI  dalam menyampaikan data atau laporan.

                Untuk membuat Business Intelligence (BI) Bidang Humas Polres hingga  tingkat Polda sudah pasti membutuhkan jaringan intranet, system pendukung dan beberapa aplikasi , Selanjutnya dia dapat menyajikannya dalam bentuk tabel atau dalam berbagai bentuk grafik yang dapat dipilih. Setelah report disajikan, user diberi fasilitas untuk menyimpan tampilan report tersebut dalam bentuk excel, xml, pdf, jpeg, dan lain-lain sesuai kebutuhan. 

  

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Persaingan bisnis yang mengetat menjadikan perusahaan yang terlambat berbenah diri terlibas pesaingnya. Sebaliknya, perusahaan yang mampu menyuguhkan produk dan layanan sesuai keinginan pelanggan yang terus berubah, dialah yang akan merajai persaingan. Secara ringkas Businnes Intelligence dapat diartikan sebagai pengetahuan yang didapat dari hasil analisis data yang diperoleh dari kegiatan (usaha) suatu organisasi. Business Intelligence biasanya dikaitkan dengan upaya untuk memaksimalkan kinerja suatu organisasi. Kompetisi antar perusahaan semakin meningkat  dan ketat. Maka setiap perusahaan berusaha untuk dapat melayani dan memenuhi kebutuhan para konsumen-konsumennya dengan semaksimal mungkin. Perusahaan bersikap demikian agar tetap dapat mempertahankan bisnisnya yang tidak pasti keadaannya pada tiap harinya karena pengaruh kompetisi yang besar di lingkungannya. ada beberapa teknologi yang dapat membantu mengatur interakasi perusahaan dengan pelanggannya agar lebih mudah seperti Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain Management (SCM), Sales Force Automation (SFA), dan Data Warehouse. Dengan begitu maka perusahaan dapat menganggarkan dananya untuk berinvestasi pada Businnes Intelligence, dan banyak hal yang akan mereka dapat. Mereka dapat menggunakan Business Intelligence sebagai suatu strategi dalam memenangkan pasar yang persaingannya ketat ini. Mereka dapat mempertahankan pelanggan mereka sekaligus mengeruk keuntungan yang luar biasa.

Daftar Pustaka

1.      http://dwisulistiyo.wordpress.com/2012/11/02/pengertian-business-intelligence/

2.      http://lestachi.blogspot.com/2013/04/business-intelligence.html

3.http://subaridargombez.wordpress.com/2008/09/30/business-intelligence-bi-membuat-hidup-data-lebih-hidup/  
http://krisnaptik.wordpress.com 

 

 KOMENTAR:

Setelah membaca sumber dan membuat makalah ini, dapat dikatakan bahwa karena Business Intelligence merupakan kategori yang umum digunakan untuk aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan menyediakan akses pada data agar dapat membantu pengguna dari kalangan perusahaan agar dapat mengambil keputusan dengan lebih baik dan tepat maka pelaku bisnis mulai dari eksekutif, manajemen bahkan sampai ke operasional harus berperan aktif juga dalam penerapan Businnes Intelligence ini. Perusahaan menggunakan Business Intelligence untuk memperoleh lebih dalam lagi mengenai segala informasi yang berhubungan dengan kinerja bisnis.

Pada era globalisasi, kompetisi antar perusahaan semakin meningkat  dan ketat. Maka setiap perusahaan berusaha untuk dapat melayani dan memenuhi kebutuhan para konsumen-konsumennya dengan semaksimal mungkin. Karena mereka menyadari bahwa tidak ada pelanggan maka produk atau jasa yang mereka tawarkan, tidak laku dijual di pasaran yang berarti nantinya berakibat pada tidak adanya pendapatan bagi perusahaan dan akan mengalami kebangkrutan, maka dengan beberapa teknologi dapat membantu mengatur interakasi perusahaan dengan pelanggannya, teknologi itu diantaranya Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain Management (SCM), Sales Force Automation (SFA), Data Warehouse.